Tervező a tárhelyet csak akkor hozhatja létre, illetve a kérelmet abban az esetben nyújthatja be az építtető helyett, ha meghatalmazottként jár el.
Ez azt jelenti, hogy a tervező nem automatikusan kap jogkört az eljárásban, azaz a tervező a kérelmező nevében csak akkor járhat el, ha az eljárásra az ügyféltől (kérelmezőtől) megbízást, felhatalmazást kap.
Az ÉTDR felhasználója csak természetes személy lehet, minden felhasználó a saját Ügyfélkapujával használja a rendszert. Az ÉTDR-ben nincs lehetőség jogi személyek (cégek, alapítványok, egyesületek, stb.) regisztrációjára.
A jogszabályok azonban lehetőséget adnak arra, hogy egy cég az eljárásban a képviselője útján vegyen részt, így erre az ÉTDR-ben is lehetőséget biztosít.
A meghatalmazott
A meghatalmazást a 2004. évi CXL. törvény (Ket.) és a polgári jog szerinti formában kell elkészíteni.
Papír alapú meghatalmazást személyesen vagy postai úton lehet csak benyújtani, de az elektronikus (azaz elektronikusan hiteles, digitálisan aláírt) meghatalmazást online módon is lehet csatolni a kérelemhez. Ebben az esetben a tárhely létrehozásakor az eljárás indításának módja mezőben a „Meghatalmazottként” opciót kell választani. Ekkor a létrejött tárhely „Érintettek” adatai között a tárhelyet létrehozó meghatalmazottként lesz feltüntetve. Ezután az „Érintettek” között rögzítenie kell magát a kérelmezőt (ügyelve, hogy elsődleges kérelmezőként jelölje meg). Amennyiben a kérelmező jogi személy, ezt az érintett adatainak rögzítésekor külön be kell jelölni.
A képviselő
Ha jogi személy (cég, alapítvány, egyesület, stb.) ügyfélként szeretné használni az ÉTDR-t, úgy a regisztrációt a nevében a cégjegyzésre jogosult személy végezheti. Ebben az esetben – ha a jogi személy kérelmezőként szerepel az ügyben – a tárhely létrehozásakor az eljárás indításának módja mezőben a „Képviselőként” opciót kell állítani. Ekkor a létrejött tárhely „Érintettek” adatai között a tárhelyet létrehozó képviselőként lesz feltüntetve. Ezután az „Érintettek” között rögzítenie kell magát a kérelmezőt (ügyelve, hogy elsődleges kérelmezőként jelölje meg). Az érintett adatainak rögzítésekor külön be kell jelölni, hogy jogi személyről van szó.
Amennyiben a jogi személy nevében a képviseletre jogosult személy jár el (és ez a jogosultság a cégnyilvántartásból ellenőrizhető), úgy külön meghatalmazásra, igazolásra nincs szükség. Az eljáró hatóság a későbbiekben a cégnyilvántartási adatok alapján ellenőrzi, hogy az eljárási jogosultság valóban megvan‑e.
Ha a jogi személy nevében a cégjegyzésre jogosult személy nem kíván, vagy nem tud eljárni, akkor lehetőség van arra is, hogy meghatalmazással meghatalmazott járjon el.
Ha a tervező tervezőként is és meghatalmazottként is érintett az ügyben, akkor az adatait tervezőként és meghatalmazottként is rögzíteni kell a tárhely „Érintettek” listájában.